Kunnossapitotarveselvitys taloyhtiössä – käytännön opas hallitukselle

Taloyhtiön hallituksessa tulee vastaan paljon päätöksiä, mutta yksi tärkeimmistä vuosittaisista tehtävistä on kunnossapitotarveselvityksen eli KPTS:n laatiminen ja esittäminen varsinaisessa yhtiökokouksessa. Monessa yhtiössä KPTS tehdään kuitenkin kiireellä, vähän varmuuden vuoksi ja joskus ilman kunnollista yhteyttä taloyhtiön todelliseen tekniseen tilanteeseen.

Se on harmi, koska hyvin tehty kunnossapitotarveselvitys ei ole vain lakisääteinen paperi. Se on hallituksen käytännön työkalu, joka auttaa ennakoimaan tulevia korjauksia, jäsentämään keskustelua osakkaiden kanssa ja tukemaan talouden suunnittelua.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä KPTS tarkoittaa, mitä hallituksen kannattaa siihen kirjata ja miten hyvä kuntoarvio helpottaa koko työn tekemistä huomattavasti.

Kunnossapitotarveselvitys on taloyhtiön hallituksen kirjallinen selvitys siitä, millaisia merkittäviä kunnossapito- ja korjaustarpeita yhtiön rakennuksissa ja kiinteistöllä on odotettavissa seuraavan viiden vuoden aikana.

Käytännössä kyse on hallituksen arviosta. Se ei ole varma ennuste eikä päätöslista. Sen tarkoitus on kertoa osakkaille ja asukkaille, mitä on näköpiirissä, mihin kannattaa varautua ja mistä asioista taloyhtiössä on syytä keskustella jo ennen varsinaisia hankepäätöksiä.

Hyvä KPTS siirtää taloyhtiön toimintaa pois reaktiivisesta korjaamisesta kohti suunnitelmallista kunnossapitoa. Samalla se helpottaa hallituksen ja isännöitsijän työtä, kun tulevia tarpeita tarkastellaan säännöllisesti eikä vasta silloin, kun ongelma on jo päällä.

Tämä on tärkeä erottaa selvästi.

Kunnossapitotarveselvitys ei tarkoita sitä, että taloyhtiö olisi jo päättänyt toteuttaa kaikki siihen kirjatut hankkeet. Yhtiökokouksessa voidaan keskustella selvityksen sisällöstä, mutta jokaisesta korjaushankkeesta, suunnittelusta, urakasta ja rahoituksesta päätetään aina erikseen myöhemmin.

Tämä on hallituksen viestinnässä olennainen asia. Jos KPTS esitetään osakkaille liian “valmiina totuutena”, syntyy helposti väärinymmärrys siitä, että kaikki listatut hankkeet olisivat jo päätettyjä. Siksi selvitys kannattaa kirjoittaa selkeästi hallituksen näkemyksenä tulevista tarpeista, ei lukittuna toteutusaikatauluna.

KPTS ja PTS menevät käytännössä usein sekaisin, vaikka niillä on eri rooli.

KPTS on lakisääteinen vähimmäisselvitys viidelle vuodelle. Se kertoo, mitä merkittäviä kunnossapitotarpeita hallitus näkee olevan tulossa.

PTS eli pitkän tähtäimen suunnitelma taas on yleensä laajempi suunnitelma, joka tehdään usein noin 10 vuoden aikajänteelle. Se auttaa taloyhtiötä priorisoimaan, budjetoimaan ja aikatauluttamaan korjauksia.

Käytännössä hyvä PTS on paras mahdollinen tausta KPTS:lle. Kun käytössä on ajantasainen kuntoarvio ja sen pohjalta laadittu 10 vuoden suunnitelma, viiden vuoden kunnossapitotarveselvitys on helppo tehdä poimimalla siitä olennaisimmat tulevat toimenpiteet.

Hallituksen kannattaa pitää kunnossapitotarveselvitys mahdollisimman selkeänä ja toistuvana vuodesta toiseen. Kun rakenne pysyy samana, asiakirjaa on helpompi päivittää, vertailla ja käyttää hallituksen työkaluna.

Toimiva runko sisältää käytännössä nämä osat:

1. Teetetyt kuntoarviot ja tutkimukset

Tähän kirjataan lyhyesti, mitä asiantuntijaselvityksiä taloyhtiössä on tehty ja milloin. Mukana voivat olla esimerkiksi peruskuntoarvio, julkisivun kuntotutkimus, putkiston tutkimus, ilmanvaihdon katsastus tai hissien kuntotutkimus.

Tämä kohta kertoo osakkaille, mihin hallituksen näkemys perustuu. Samalla se auttaa hallitusta itseään hahmottamaan, mikä tieto on ajantasaista ja missä voisi olla tarvetta uusille selvityksille.

2. Selvitys tulevista kunnossapito- ja muutostyötarpeista

Tämä on KPTS:n ydin. Tähän listataan seuraavan viiden vuoden aikana todennäköisesti eteen tulevat olennaiset korjaus- ja kunnossapitotarpeet.

Esimerkiksi:

• ilmanvaihdon katsastus
• lämmitysjärjestelmän lämmönsäädön tarve
• ulko-ovien korjaus tai uusiminen
• sähköjärjestelmän päivitystarpeet
• julkisivun tai vesikaton lisätutkimukset
• käyttövesi- tai viemärijärjestelmän saneerauksen valmistelu

Tähän ei tarvitse kirjoittaa kaikkea mahdollista. Olennaista on nostaa mukaan ne asiat, joilla voi olla merkittävä vaikutus huoneistojen käyttöön, asumiseen, vastikkeisiin tai muihin kustannuksiin.

3. Yhtiössä tehdyt merkittävät kunnossapito- ja muutostyöt

Tämä osa unohtuu yllättävän usein, vaikka se on erittäin tärkeä. KPTS:ssä kannattaa esittää myös merkittävät jo tehdyt korjaukset ja niiden ajankohdat.

Esimerkiksi:

• vesikaton saneeraus 2021
• ikkunoiden uusinta 2018
• lämmönsiirtimen uusiminen 2023
• putkiremontti 2015

Kun korjaushistoria on näkyvissä samassa asiakirjassa, kokonaiskuva pysyy hallittuna sekä hallituksella että osakkailla.

4. Vuosittain toistuvat toimenpiteet

Useimmiten vaikein osa ei ole asiakirjan kirjoittaminen vaan olennaisuuden arviointi.

Mitä kannattaa nostaa kunnossapitotarveselvitykseen ja mitä ei?

Hyvä käytännön sääntö on tämä: jos toimenpide voi vaikuttaa merkittävästi asumiseen, huoneiston käyttöön, vastikkeisiin tai muihin kustannuksiin, se kannattaa yleensä kirjata mukaan. Sen sijaan aivan pienet ja normaalin ylläpidon piiriin kuuluvat asiat voi jättää huoltokirjaan, vuosikelloon tai sisäiseen seurantaan.

Talotekniikan puolella olennaisia ovat usein esimerkiksi:

• putkistojen korjaukset ja saneeraukset
• ilmanvaihtojärjestelmän korjaukset ja säädöt
• sähkönjakelun ja sähköjärjestelmien uudistukset
• lämmitysjärjestelmän säädöt
• automaation ja mittausten tarkastukset
• tietoliikennejärjestelmien peruskorjaukset

Rakenteiden puolella taas tyypillisiä olennaisia kohteita ovat muun muassa vesikatto, julkisivu, parvekkeet, ikkunat, ovet, salaojat ja piha-alueiden merkittävät korjaustarpeet.

Jos hallituksella on epävarmuutta siitä, onko jokin asia riittävän merkittävä, se kannattaa useimmiten kirjata mieluummin mukaan kuin jättää pois.

Hyvä kunnossapitotarveselvitys ei synny viimeisenä iltana ennen yhtiökokouskutsua. Helpoin tapa on tehdä siitä vuosittainen prosessi.

1. Kootkaa lähtötiedot

Aluksi hallitus ja isännöitsijä kokoavat yhteen:

• aiemmat KPTS:t
• korjaushistorian
• aiemmat kuntoarviot ja tutkimukset
• kulutustiedot
• reklamaatiot, vahingot ja vikailmoitukset
• mahdolliset asukkaiden palautteet

Jo tässä vaiheessa näkyy usein, onko käytössä riittävä tieto vai puuttuuko kokonaiskuvasta jotain olennaista.

2. Arvioikaa, riittääkö nykyinen tietopohja

Jos taloyhtiössä on tuore kuntoarvio ja korjaustilanne on hyvin hallinnassa, hallitus voi usein päivittää KPTS:n olemassa olevien tietojen pohjalta.

Jos taas talotekniikka ikääntyy, vikailmoitukset lisääntyvät tai korjaustarpeiden järjestys on epäselvä, hallituksen kannattaa hankkia asiantuntijan näkemys tueksi.

3. Päättäkää, tarvitaanko kuntoarvio tai muu selvitys

Tässä kohtaa kannattaa kysyä suoraan: halutaanko vain täyttää lakivaatimus vai saada oikeasti käyttökelpoinen työkalu päätöksentekoon?

Kun hallitus tilaa ajantasaisen kuntoarvion, se saa samalla paremman pohjan seuraavien vuosien kunnossapitotarveselvityksille, budjetoinnille ja hankkeiden valmistelulle.

4. Aikatauluttakaa työ yhtiökokousta vasten

Paras tapa on lähteä liikkeelle yhtiökokouspäivästä ja rakentaa työ taaksepäin.

Käytännössä toimiva malli on tämä:

• lähtötietojen keruu
• mahdollinen asukaskysely
• kohdekäynti
• raportointi ja tulosten läpikäynti
• hallituksen KPTS-päivitys
• yhtiökokousmateriaali valmiiksi

Kun prosessi tehdään ajoissa, hallitus ehtii myös keskustella löydöksistä rauhassa eikä yhtiökokoukseen mennä keskeneräisellä näkemyksellä.

Monessa taloyhtiössä suurin ongelma ei ole se, ettei haluttaisi tehdä suunnitelmallista kunnossapitoa. Ongelma on se, ettei käytössä ole riittävän hyvää kokonaiskuvaa rakennuksen ja talotekniikan nykytilasta.

Juuri tässä kuntoarvio on hallitukselle arvokas työkalu.

Hyvin tehty kuntoarvio ei ole vain yksittäinen tarkastuskäynti, vaan kokonaisuus, jossa yhdistyvät lähtötiedot, käyttäjien havainnot, asiantuntijoiden kohdekäynti ja raportti toimenpidesuosituksineen. Kun tämän päälle laaditaan 10 vuoden PTS, hallituksen on huomattavasti helpompi tunnistaa, mitä seuraavan viiden vuoden aikana todella kannattaa nostaa KPTS:ään.

Seviren näkökulmasta kuntoarvion tärkein hyöty taloyhtiölle ei ole pelkkä nykytilan kuvaus, vaan se, että hallitus saa aidosti käyttökelpoisen pohjan päätöksenteolle.

Seviren kuntoarviossa korostuvat erityisesti kolme asiaa.

Tärkeimpänä on 10 vuoden PTS. Kun toimenpiteet jäsennetään aikajanalle, hallituksen on helpompi erottaa kiireelliset, lähivuosien ja myöhemmin toteutettavat toimet. Tästä on suora hyöty myös KPTS:n laadinnassa, koska viiden vuoden näkymä voidaan poimia samasta kokonaisuudesta.

Toinen on prosessin rakenne. Hyvä kuntoarvio perustuu lähtötietoihin, asukaskyselyihin, moniammatilliseen kohdekäyntiin, raportointiin ja hallituksen kanssa käytävään yhteiseen läpikäyntiin. Näin hallituksen näkemys ei perustu arvailuun vaan koottuun tietoon.

Kolmas on moniammatillisuus. Taloyhtiön korjaustarpeet eivät yleensä jakaudu siististi vain rakennustekniikkaan tai vain talotekniikkaan. LVI-, sähkö- ja rakennusalan asiantuntijoiden yhteinen tarkastelu auttaa näkemään kokonaisuuden ja priorisoimaan toimenpiteet järkevästi.

Sevire on myös tuonut esiin käytännön esimerkin projektin läpiviennistä. Eräässä 47 asunnon kerrostalokohteessa kuntoarvion hinta oli noin 3 500 euroa sisältäen arvonlisäveron, ja hyvin organisoituna projekti eteni tarjouspyynnöstä valmiiseen raporttiin ja PTS:ään muutamassa viikossa. Tämä antaa hallitukselle realistisen käsityksen siitä, että kuntoarvio ei ole välttämättä raskas tai hidas prosessi, kun työ on hyvin johdettu.

Kunnossapitotarveselvitys ei ole vain hallituksen sisäinen asiakirja. Se on samalla tapa viestiä osakkaille, että taloyhtiötä hoidetaan suunnitelmallisesti.

Kun KPTS on selkeä, osakas ymmärtää paremmin:

• mitä taloyhtiössä on jo tehty
• mitä on mahdollisesti tulossa
• mihin hallitus perustaa näkemyksensä
• mistä asioista päätetään myöhemmin erikseen

Tämä lisää luottamusta ja vähentää tilanteita, joissa tulevat hankkeet tulevat osakkaille “yllätyksenä”.

Hallituksen muistilista ennen yhtiökokousta

Ennen kuin kunnossapitotarveselvitys viedään yhtiökokoukseen, hallituksen kannattaa varmistaa ainakin nämä asiat:

• Viiden vuoden näkymä on selkeä.
• Mukana ovat vain olennaiset käyttöön tai kustannuksiin vaikuttavat asiat.
• Merkittävät jo tehdyt korjaukset ja niiden ajankohdat on kirjattu.
• Selvityksen taustalla olevat raportit ja tutkimukset ovat tiedossa.
• Teksti on kirjoitettu niin, ettei sitä tulkita päätöslistaksi.
• Hallitus pystyy perustelemaan, mihin sen näkemys perustuu.

Kunnossapitotarveselvitys on taloyhtiössä paljon enemmän kuin vuosittainen lakivelvoite. Parhaimmillaan se on hallituksen tärkeä ohjaustyökalu, joka tuo korjaustarpeet näkyviksi ajoissa, helpottaa keskustelua osakkaiden kanssa ja tukee talouden suunnittelua.

Laadukas KPTS syntyy harvoin pelkästä muistista tai vanhojen papereiden varassa. Kun taustalla on ajantasainen kuntoarvio ja hyvin tehty PTS, hallituksen työ helpottuu olennaisesti. Samalla myös osakkaille voidaan viestiä selkeämmin ja perustellummin siitä, mitä taloyhtiössä on tulossa.

Jos hallitus haluaa tehdä kunnossapitotarveselvityksestä aidosti hyödyllisen eikä vain pakollisen asiakirjan, kannattaa ensimmäiseksi varmistaa, että päätöksenteon pohjana oleva tekninen tieto on kunnossa.

Sevire auttaa taloyhtiöitä muodostamaan selkeän kokonaiskuvan rakennuksen ja talotekniikan kunnosta. Kuntoarvion ja pitkän tähtäimen suunnitelman avulla hallituksen on helpompi laatia kunnossapitotarveselvitys, priorisoida tulevia hankkeita ja viestiä niistä osakkaille ymmärrettävästi.

Tutustu palveluun ja ota yhteyttä, jos haluatte rakentaa KPTS:n tueksi paremman teknisen pohjan.